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2023030232：学校人事档案管理暂行规定学校人事档案管理暂行规定为加强人事档案的管理，充分发挥人事档案在学校各项管理工作中的作用，根据中央组织部《关于印发干部档案工作条例的通知》、《干部人事档案材料收集归档规定》的通知要求，结合我校实际情况，特制定人事档案管理有关规定如下：一、人事档案管理范围1、在职人员；2、离、退休人员；3、经学校同意保留公职人员；4、死亡人员（死亡五年以上干部档案移交市档案局保管）；5、人事档案管理人员及其在本单位直系亲属的档案，由组织指定有关部门及专人保管。二、人事档案管理部门职责1、保管人事档案，为学校积累档案史料。2、收集、鉴别和整理人事档案材料。3、办理人事档案的查阅、借阅和转递。4、做好人事档案的安全、保密和保护工作。5、调查研究人事档案工作特点和规律，逐步实现档案管理工作规范化、科学化、现代化。6、办理其他有关事项。三、人事档案材料收集范围1、履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。2、自传材料：自传和属于自传性质的材料。3、报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。4、考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大ZZ事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。5、审计材料：经济责任审计结果报告。6、学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、X校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，X校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。7、培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。8、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。9、评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。10、反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上X政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。11、政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。12、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入X、入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。13、X、团组织建设工作中形成的材料：（1）中国共产X入X志愿书、入X申请书、转正申请书；整X工作、X员重新登记工作中民主评议X员的组织意见，X员登记表，X支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格X员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备X员资格的材料；退X、自行脱X材料；恢复组织生活（X籍）的有关审批材料；（2）中国共产主义青年团入团志愿书；（3）加入或退出民主X派的材料。14、表彰奖励材料：县处级以上X政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。15、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。16、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。17、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。18、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。19、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。20、出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。21、X代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主X派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。22、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。23、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。24、干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。25、其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。四、归档要求1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整，齐全，真实、文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料日期。任免呈报应注明批准机关，时间和文号。出国出境审批表要注明往、返时间，出国目的。2、归档材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章。规定同本人见面的材料（如审查结论，复查结论，处分决定，组织鉴定等）应有本人的签字，本人见面后未签字，由组织注明。3、人事档案材料的载体应使用A4规格的办公用纸，材料左边留出2－2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。4、凡归档材料不符合要求，必须返回经办部门补齐或补办手续，达到要求后，方可归档。5、干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制。组织、人事部门的归档材料，在材料形成后一周内送交档案室，其他部门在材料形成后一个月内送交档案室。五、交接手续（一）人事档案的交接1、转递人事档案必须登记、填写《档案转递通知书》并严密包封。2、调到外省、市人员档案由市机要局转递，市内各单位自行取送，不准按平信、挂号、包裹邮寄或本人自带。3、调到外资、合资、乡镇、民办、私人等企业（不具备保管人事档案单位）人员，须凭人事部门所属人才服务机构出具《转递流动人员档案通知书》办理转档。4、人事档案转出一个月，对方单位不退回执，应催问、查询以防档案丢失。5、接收人事档案必须核查，准确无误退返回执，然后进行登记、建卡、造册、整理、归位等工作。（二）归档材料交接送交归档材料，要逐份填写归档材料登记表，交接双方签字备查。六、人事档案的提供利用（一）提供利用范围1、办理工作人员考核、考察、表彰、任免、调动、治丧等工作。2、落实政策，解决福利待遇审批等有关工作。3、确定参加工作时间、入X时间、出生日期、学历、职务、职称、级别、工资等工作。4、入X、入团、出国政审，复查或甄别历史遗留问题及违法、违纪等组织处理工作。5、因辞职、辞退、自动离职等离开学校后，另就业或出国，不办理转档手续的，不为其出具任何证明材料或为有关部门提供档案查阅（不含国家安全、公安、监察等部门）。6、因子女及亲属入X、入团、入学、参军，参加工作等进行政审，按照中央组织部、统战部、公安部《关于调查证明材料的规定》（组通字〔1979〕6号）及中央组织部《关于调查证明材料的规定》（干办字〔1979〕322号）的补充意见要求办理，一般不提供其父母和亲属的档案。（二）提供利用的要求1、查阅人事档案者，必须是中共X员，必须认真执行《档案法》、《干部档案工作条例》，严格遵守保密和提供利用规定，到阅档室查阅。2、利用人事档案，要严格履行手续，认真填写《查（借）阅干部人事档案审批表》，由主管人事档案领导审批。同时做好查阅、借还登记。3、下级不能查阅上级人员档案，确系工作需要，由主管人事档案领导批准。4、外单位通过我校职工了解情况一般不予查阅档案，如需要查阅，须持县、团级以上组织介绍信。5、外调介绍信、电话不予查档。6、无论在任何情况下，本人不得查阅或借用自己及其亲属的档案。7、档案一般不外借，借用须主管人事档案领导批准，期限为三天，特殊情况可办续借。借用的档案要妥善保管，严格保密，不准转借，用后应及时退还。8、查阅档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添、污损档案材料，不得向无关人员泄露和向外传播档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直到纪律处分。9、查阅档案，不得擅自拍摄、摘抄、复制档案内容，如果需要，须经主管人事档案领导批准才能办理。七、人事档案的安全、保管与保护1、严格执行档案管理的各项规章制度，遵守保密守则，认真履行登记、签字等手续。2、人事档案属于机要部门，要设置专门的阅档室，档案库房、阅档室和档案人员的办公室三室分开。3、档案库房非本室人员不得入内，门窗要坚固，室内要清洁。4、阅档室、库房内严禁吸烟、喝水。易燃、易烂、易腐物品不得带入室内。5、库房内应设置灭火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温、去湿等设施。6、坚持安全检查制度，每天上、下班要检查，节假日前后重点检查，清除不安全的隐患。7、每学期末全面检查核对一次档案，催办借出档案及时归还，发现问题及时向领导汇报、认真处理。8、人事档案要合理排列，上架有序，便于保管和利用。9、任何人不得私自截留、保存、涂改、伪造、转移、销毁档案材料，违者按《档案法》处理。八、人事档案管理人员素质要求1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和X的各项方针、政策，努力提高ZZ思想水平。2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为学校管理工作服务。3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。4、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。5、工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。九、本规定由人事处负责解释。十、本规定自下发之日起执行。