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学院X委办公室承办校外会议的规定
一、凡以学校名义承办校外会议，必须办理报批手续，由对口业务单位向主管校领导提交书面申请，并获批准，规模较大的还要经校长批准。申请报告要阐述清楚会议费用的筹措情况，是否需要学校补贴以及补贴的数额。未按上述要求申报并获批准的会议，不得以学校的名义承接（办）。
二、凡经校领导批准来校召开的会议，由对口业务单位 （部门）负责承办。承办单位需提前一周将会议计划书面报送院长办公室。内容包括：校领导批准的报告、上级会议通知文件、参加会议人数、会议时间、会议室的使用、交通、代表往返地点和订票要求及需要说明的事项等，以便统筹安排。
三、承办校外会议，承办单位要认真做好会务工作，热情接待，服务周到。需要协调协作的事宜，承办单位可报院长办公室出面协调解决。