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“头头是道”话年终总结写作
又到岁末年关。辛勤工作一年，对全年工作进行回头看、作全面梳理总结，这既是一项规定的例行工作，也是一件对单位、对个人都十分有意义的事情。写好工作总结是办公室文秘人员年年不可推卸的一项重要任务，具有一定的难度。如何把年年看似差不多的工作写得更有看头、有听头呢？笔者结合工作体会，谈几点认识。概括起来讲，应着重把握好以下几个“头”： 一、对总结重要性的认识要记“心头” 工作总结，在我们的日常工作中，有时往往成了“说起来重要，做起来次要”的事情。这样的观念和心态，对于写好工作总结，是大忌。如果不高度重视，不投入足够精力，是很难写出高质量总结材料的。之所以会有对工作总结重要性认识不够的问题，主要有这么几个方面的原因： 第一，态度不端正。觉得工作平淡，日复一日、年复一年地做些常规工作，没啥好总结的，零零散散几项工作，掰着手指头都能讲清楚，用不着花太多功夫去整理。而且日常体会也不深，更发掘不出什么亮点、特色，总结不出什么谈得上经验的东西。因而，不屑于沉下心来总结。殊不知，即便只是把规定动作做完了，也会因内外部客观环境不同、上级要求不同，而与往年有不一样的工作举措和成效。 第二，认识不到位。片面地追求“向前看”，认为要着眼未来，过去做得怎么样不重要，关键是下一步怎么把工作做得更好、谋划好明年和今后一段时间的工作。殊不知，工作经验的及时系统总结提炼，对于今后工作的指导价值多么重要。 第三，用力不均匀。从实践来看，很多单位都会召开年度工作会、领导干部述职考评会，而且常常把工作总结当作本单位领导的工作报告使用，或者作为领导述职报告、年度工作会报告的蓝本，认为工作总结只是一个初步的素材，下一步还要精雕细琢的，随便应付一下、能交差就行，存在懒惰、畏难、拖延思想。殊不知，这个基础打得怎么样、蓝本描摹得如何，对后续工作的质量、效果、效率会产生很大影响。 事实上，写好工作总结这一综合性文字材料，无论对单位还是对个人而言，都能起到很好的积累经验、提高认识和改进工作的推动作用。心里头把这工作的分量掂量清楚了，成果质量就完全不同了。 二、精神情况上要吃透“两头” 也就是说，要注意“上头”和“下头”。“上头”是指要“上接天线”、吃透上情，对X和国家的路线方针政策、重大会议文件精神、最新表述提法等，以及本行业、本系统上级组织的有关要求，本单位领导的一些新观点、思路、想法等，要及时掌握、全面了解、记在心中；“下头”是指要“下接地气”、摸清下情，对本单位内部及下属单位生产经营管理、队伍建设等各方面客观实际情况，包括近年来的总体状况、最近发生的新动向新变化、员工队伍里出现的典型人物和事迹、基层群众反映的新问题新诉求等，都要第一时间搜集整理、消化吸收，以备随时调取利用。 把这“两头”的东西结合起来，融入到工作总结中去，就是材料起草人员的分内之事了，这些都是提前要做的功课。吃透了“两头”的情况，就基本能做到站位高远、胸怀全局。能站在整个行业或者整个系统看待本单位所处的方位和状态，站在本单位全局角度看待每一项工作，以高屋建瓴之势，提出的观点才更有新意、有高度，发掘的问题才更有针对性，拟制的改进措施才更管用、更具指导性。 三、结构安排要有“块头” 所谓有“块头”，总体而言，一是要有一定篇幅和体量，看起来要有年度总结的样子，不能三言两语、应付了事；二是要分成几大块，体现一定的结构层次和条理逻辑，不能东一榔头西一棒槌，毫无系统性。 总结的结构形式有多种，既可以按照工作进展的时间轴来纵向展开，也可以按照业务模块或职能条线的不同特点和实际业绩来横向呈现，还可以纵横交错式安排各部分内容。但不论采取何种结构安排方式，都应当包含“工作回顾+存在问题+今后打算”这几个大的方面内容，并应做到层次分明、有条不紊，具有较强的逻辑性，符合事物的发展规律和人们的认知规律。 作为总结起草者，心中要有本大账，但切忌把一年的工作按照时间顺序记成流水账，也切忌按照各个部门报来的材料摘要式记成拼凑文。要善于站在本单位本部门的全局来统筹考量全年的工作，打破部门界限，通过占有、消化、筛选、分析材料，提炼其中的亮点、价值点，找出材料与材料之间的内在联系、逻辑关系，把它们有机贯穿起来，使之层层相连、环环相扣、融为一体。 一般来说，“工作回顾”部分应当简要交代一下总体概况，包括当年面临的内外部发展形势和年度目标达成情况，再具体展开介绍为完成各项工作任务所采取的有力举措和取得的主要成效、形成的基本经验；“存在问题”部分属于对全年工作的“体检负面清单”，主要是客观看待和审视一年工作存在的问题、不足与待改进之处；“今后打算”是基于当年工作得失分析和来年工作任务目标，提出的改进措施和努力方向。值得注意的是，作为一份全面完整的年度总结，不能只谈成绩、不谈问题，也不能只总结当年、不设想来年。 四、素材要有“来头” 结构是骨架，素材则是血肉。说白了，就是工作总结要取之有道，不能做“无米之炊”。素材要来源于各部门各单位所要总结的工作期间（这个时间段内）实际发生的事情、产生的效果，不能成为“无水之源、无本之木”，不能是起草者闭门造车、凭空捏造而来。 作为总结材料起草者，如果不掌握足够的材料，写出的文章要么达不到内容充实的要求，言之无物、空洞乏味；要么就会缺胳膊少腿，丢三落四、不尽全面。为什么我们现在很多文秘人员一写总结就头疼头大，说什么“不怕飞机大炮，就怕总结报告”，其根本原因就是“巧妇难为无米之炊”。不了解情况，对本单位在某一阶段所做的工作、取得的成绩、存在的问题、面临的形势等心中无数、心里没底。 因此，要时时刻刻做有心人，平时做好写作准备、处处留心、时时在意，把功夫花在平时，做好日常资料积累储备工作，奠定写作基础。要多参加本单位的会议活动，抓住列席、旁听会议的机会，尽可能多地掌握第一手资料，充分占有材料。要养成注重积累、日常记录的习惯，如果平常工作记录或日志做得比较详细，定期或不定期做阶段性工作小结，年底写起总结来就会相对轻松省事多了，把一路记下来的“点”串成“线”的效率就要快很多、效果也会好很多。 此外，还要熟悉本单位的生产及业务知识、行业政策及动态，留心报刊上的重要信息，争当内行，要从游离在行业边缘日渐深入行业内核，做到知其一又知其二、知其然还知其所以然。这样才能常说“内行话”，不当“门外汉”。 五、总结内容要把握住“重头” 详略问题关系到文章的繁简、长短和质量，是不容忽视的老话题。工作总结要做到点面结合、重点突出，既要避免以点代面、挂一漏万，又要防止面面俱到、事无巨细，平均使用笔墨。否则，就会主次不分、湮没重点，使人看后如过眼云烟，难留印象。 一些单位的工作总结常犯的毛病往往是详略失当，抓不住重点，该详的不详，该略的不略，有的写了十件事，一件事也没说明白。这里，关键是要掌握分清主次轻重的原则和标准，即什么样是主要的、重点的，什么样是次要的、非重点的。一方面，可以做纵向对比，若当年的某项工作与往年相比，取得了显著的新成就、新起色、新经验，或者将其放在一个时间段内考量，具有标志性、开创性、里程碑式的意义，则这样的工作或事项就具有“浓墨重彩、值得一书”的特点。另一方面，可以做横向比较，若当年的某项工作与系统内、行业内其他同类型单位相比，具有与众不同的实绩表现，特别是别人没做我做了的、别人做了我做得更好的、别人做得同样好我做得更有特色的，简而言之就是“人无我有、人有我优、人优我特”的工作，就应进行重点总结归纳，甚至凝练升华，这样不仅重点突出了，总结材料的高度也提升了。有时初步比选出来的“重点”数量较多，则还需要将所有的“重点”再放在一个面上进行二次甚至多次纵横比较、总体权衡后再做抉择。 明确了主次轻重的对象，到了具体落笔阶段就好把握了，即重要的详写，次要的一笔带过。从年度总结全文看，“工作回顾”部分应详写，其他部分可略写。从“工作回顾”部分看，重点任务、特色工作、典型经验应详写，常规性、例行性工作则可粗线条、概略式地写。有的总结把“今后打算”部分搞得长篇大论，写得过长，人为地拉长篇幅，这是不妥当的。 六、查摆问题要有“由头”  “存在问题”部分是年度总结不可或缺的重要组成部分，对于“问题”的指出和剖析应当做到有根有据。不能无病呻吟，不能空穴来风，更不能张冠李戴。有的单位在查摆问题时图省事或者想当然，把网络上别的单位材料中反映的问题、本单位往年材料中提到的一些老生常谈或者无关痛痒的问题，照搬照抄、简单套用或稍加改装，就用作了今年的素材。这都是敷衍了事的不可取做法。 要坚持实事求是原则，有什么问题就说什么问题，不能搞“无厘头”，无缘无故地冒出一个问题，跟本单位实际情况根本对不上号、缺乏针对性。对于存在的问题和不足如何取材？总结起草者可以从以下渠道获取信息：一方面可来源于一年以来的切身感受，包括参与各类会议讨论、日常领导讲话、沟通协调过程的体悟，这是最真实的第一手资料；另一方面也可开展年度性的内部调查，倾听不同层次、不同部门、不同年龄段的群体代表心声，集中广泛的民意，并尽可能扩大覆盖面，这样得出来的观点和结论就会更符合实情，有代表性和说服力。 当然，对于问题的查摆也并非越多越好，要善于抓主要矛盾和矛盾的主要方面，拣主要的问题来剖析，既避免芝麻西瓜不分，把小毛病挑一堆，突出的问题和不足却避而不谈，也避免陈芝麻烂谷子漂浮一层，掩盖了新问题。 七、语言表述要有“看头”  怎么样才算有“看头”？这个虽然没有一个统一的标准，不同的领导有不同的风格，不同的起草者有不同的思路，不同的受众有不同的喜好。但不论如何，有些基本原则是要坚持的，在语言表述上要讲究精练、务实、新颖，也就是要弘扬“短、实、新”文风。要能抓住受众的眼球和耳朵，让人感觉有继续看下去、接着听下去的冲动。 一是要精练。要做到语言简洁、表述精准，避免重复啰唆，力求文约事丰，不拖沓冗长，不罗列材料、堆砌辞藻。要多用事实、数据说话，多使用陈述句，少发表议论，力求把成绩写清楚、把问题讲到位、把思路理明晰。成文之后还要反复修改、润色、打磨，进行精细深加工，发扬工匠精神，着力形成高质量的精品文稿。 二是要务实。总结是一种写实性应用文体，是对工作得失情况的客观陈述。从这个角度而言，总结的起草者必须始终秉持强烈的责任心、使命感和求真务实的作风，用平实的语言、朴实的文风直陈其事，确保所提炼的做法、所反映的成效、所统计的数据、所选取的典型、所披露的问题，都是客观真实、符合实际的，力避弄虚作假、夸大其词、空洞无物、泛泛而谈。否则，空话套话连篇，就会让人直打瞌睡。 三是要新颖。写总结也要善于创新，给人以新鲜感，做到语言新、形式新、经验新。要善于用鲜活生动的语言表达新的内容，可以多用一些形象的比喻，让人读来有画面感，如同身临其境、切身体验。要善于变换表述形式，避免总是习惯性地沿用过去的老框框，“年年岁岁花相似”，使人看起来、听起来厌倦乏味。要善于挖掘新经验，从本单位实际出发，写出本单位新鲜实用的经验，用以指导今后的工作，使经验通过积累沉淀，发挥出更大的价值，焕发出更多的光彩，推动本单位工作不断实现自我超越。值得注意的是，经验的新旧也是相对而言的，有的经验比如实行“干部末位淘汰制”，也许其他单位早已实施，但对本单位来说可能就是新事物，而且每个单位的实际情况不一样，面对的问题以及采取的解决问题的措施也不尽相同，就值得好好总结。 此外，工作总结还应注意时态运用要“对头”。总结是立足现在，回顾和检视过去，是对过去已经开展的工作、采取的措施、实现的目标等进行“回头看”和系统盘点，所以，它的时态是过去完成时态，而不能一会儿过去时，一会儿现在进行时，一会儿又是将来时。总结工作，只能是讲发生过的事情，而不能把正在做的或者计划中准备做的事情也糅合进来。有的单位在总结某项进展不明显的工作时，往往会把当前正在进行而未完的工作当作重点来谈，甚至花大量笔墨大谈特谈尚处于推进过程中的情况和下一步将怎么做，这样就显得不对头了。 工作总结材料的打磨过程是ZZ理论素养、全局思维意识、谋篇布局能力、文字表达水平等的综合修炼过程，如果能静下心来、全情投入其中，把做好工作总结当作一项有意义的活动来做、而非仅仅当成一项工作任务来完成，那么，我们必定会从参与工作总结中尝到各种甜头，受益无穷。