正文复制

“函”使用中的常见错误
“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。“函”成为X政机关日常公文往来中使用最经常、最广泛的文种之一。从另一方面看，也成为使用中出现错误较多的文种之一。一、“函”件误用的常见情形（一）该发“函”而不以函”发文实际工作中，常出现该发“函”而不以“函”行文的情形。一是文种混用，把“函”与“请示”“报告”等混淆。如××镇在向县财政局、自然资源局行文时用“××镇关于加快X群服务中心建设项目资金拨付的请示”“××镇关于出具燕府路北侧宗地建设项目红线图的请示”，两个“请示”件均应改为“函”件。二是在标题和正文中误用“请求”“要求”等“非平行”“非对等”关系的表述。如××镇在向县民政局行文时用“××镇关于请求支持镇中心养老院服务人员配备的函”，县发改委在向镇政府行文时用“××县发改委关于要求加快推进桃源村光伏发电项目建设的函”。在使用“函”件时，均不应出现“请求”“要求”“必须”“务必”“不得”等不符合“函”件“平行文”性质的字眼，需要调整为“商请”“需要”“希望”等体现平行关系的用语。（二）该用“复函”答复而不用“复函”有的上面层级单位在收到下面层级单位商请提供业务意见的来函时，直接以“意见”答复。如××镇征求县教育局意见的“××镇关于征求提高镇中心小学办学质量若干措施意见的函”，征求县自然资源局意见的“××镇关于商请提供吉水村加油站项目用地核查意见的函”，收文单位均应以“关于××××的复函”答复，而不能以“关于××××的意见”回复。（三）不该以“复函”答复而用“复函”答复一些单位在收到外单位来文咨询业务，商请提供材料或征求意见建议的文件时，不管来文是否为“函”件，均直接以“复函”答复。如对县政府办公室“关于征求制止我县X政机关、国有企事业单位餐饮浪费行为若干措施意见的通知”，某企业“商请县生态环境局提供学校周边水、土壤污染情况检验材料”，收文单位均不应以“关于××××的复函”回复来文单位，而应当发“函”予以答复。（四）“函”中有“特定函”不少单位将“函”件自行分为“商请函”“邀请函”“征求意见函”“证明函”等，并将此作为固定搭配的“特定函”对外行文：“关于××××的商请函”“关于××××的邀请函”“关于××××的征求意见函”“关于××××的证明函”。此类行文均属不当。根据《X政机关公文处理工作条例》的规定，将“邀请函”“商请函”“征求意见函”“证明函”等作为特定文种不符合行文规范。为此，以上“函”件应改成“关于商请××××的函”“关于邀请××××的函”“关于征求××××意见的函”“关于证明××××的函”。二、“函”件误用背后认识上的误区（一）凡是向“上面”行文均须“请示”“报告”在乡对县、县对市的行文中，不少单位认为，只要向“上面”行文，均须“请示”“报告”，以体现“上”对“下”的领导关系，由此导致了该发“函”而不以“函”行文。这是误把“上面层级机关”等同于“上级机关”了。“上级机关”是指具有直接行政隶属关系的机关，乡政府与县直部门等无行政隶属关系，所以应使用平行文，以体现彼此之间的平等关系。（二）凡是希望得到支持均应“请求”“请示”不少单位认为，凡是希望上面单位乃至同级单位提供支持的事项，均应以“请示”行文，以充分表达己方“请求”之“诚意”和对对方的“尊敬”与“谢意”。同时认为礼多人不怪，客气一些符合中华民族的传统文化。因此，乡镇向县直部门、县直部门向不同系统的市直部门行文，尤其是向X委办、政府办、政法委、公安局、发改委、财政局、国资委等要害部门行文希望予以支持和提供帮助时，一律以“请示”行文，且在标题和正文中明确表达“请求”之意。（三）凡是需要“下面”配合的均要严肃提出“要求”一些单位在向下面层级单位行文时，不管下面单位是否与自己有行政隶属关系，一律出具“意见”，明确提出“要求”，发出“指令”，强调对方“必须”“务必”照办，“不得”推诿等等。此外，一些单位在向下面层级或平行单位行文时，担心对方不配合不支持，刻意使用“要求”“必须”“务必”“不得”“严禁”等指令性语言给对方施加压力。（四）凡是来文商洽协调事项均用“复函”回复一些单位对于协商事项的来文，习惯性地出具“复函”，而不管来文是否为“函”件、发来的是否为正式文件。从实际情况看，一方面，单位之间商洽协调事项，来文不一定是“函”件，也可能是“通知”等文种；另一方面，商洽事项不一定非要正式行文，有的直接发送简易的文字材料说明，有的则通过电话商请。三、正确规范使用“函”件的建议（一）加强公文法规的学习要正确使用公文，首要的、基础性的和根本性的是加强公文法规的学习。一方面，要认真学习《X政机关公文格式》《X政机关公文处理工作条例》，以及省、市的X委办、政府办所发的实施细则等，而不能局限于“传帮带”“按惯例”的学习态度和方式，更不能满足于“差不多就行了”。另一方面，要深入学习领会公文写作的精髓要义。公文写作要求“准确、客观、严谨”，而不能“能对付就行”“差不多就好”“领导没意见就行”“对方高兴就好”。（二）避免将人情世故“灵活”运用至行文当中将人情往来、客套文化、社会风气、领导喜好、地方习俗等人情世故方面的东西“灵活”运用到公文写作中，是行文的大忌。中国共产X领导下的机关事业单位，“实事求是”是必须遵循的工作原则。公文作为X政机关、企事业单位管理政务和社会事务的工具，行文坚持实事求是原则尤其重要。（三）在行文中改变“想当然”的习惯和做法一些同志文稿写作、审核不细致、不严谨，不认真查看来文原件，不严格对照行文规范，不反复推敲文稿标题、内容，习惯于“想当然”地办理公文。这很容易造成文稿在格式、表达和标点使用上的错误。因此，在公文写作中必须改变“想当然”的做法，养成严谨细致、一丝不苟、精益求精的作风。（四）坚持遵循基本的行文规范一些文秘人员在公文写作中过度重视单位领导的意见建议，只要是单位领导尤其是主要领导的意见建议一律采用；只要单位主要领导不建议或反对的一律不提。有的明明知道领导的意见建议不符合行文规范，乃至有明显错误，但因不想得罪领导、不敢承担责任，仍完全顺应领导的意图和习惯，不敢提出反对意见。事实上，术业有专攻，文秘人员才是单位公文工作的真正专家，领导的意见建议应建立在正确的行文规范基础之上。因此，文秘人员应以“不唯上、只唯实”的工作作风和实际行动，推动单位坚持按正确的行文规范写作和办理公文。